Reprezentantii Ministerului Fondurilor Europene (MFE) si grupul de initiativa StartupCafe.ro au prezentat un tutorial video care descrie functionarea noului sistem MySMIS, prin care potentialii beneficiari din Romania vor putea sa solicite fonduri europene nerambursabile pentru perioada de programare 2014-2020. 

Potrivit unui memorandum al Guvernului, in scurt timp se vor deschide apelurile de proiecte si va incepe depunerea solicitarilor de finantare din noile fonduri europene utilizand sistemul MySMIS. Tutorialul realizat de StartupCafe.ro descrie pas-cu-pas procedura de depunere a cererii de finantare pentru un proiect (fictiv) in Programul Operational Asistenta Tehnica, insa principiile de baza sunt valabile si pentru liniile de finantare destinate firmelor sau ONG-urilor, prin Programul Operational Regional, Programul Operational Dezvoltarea Resurselor Umane, Programul Operational Competitivitate etc. A fost realizat si un al doilea clip, in care sunt prezentati pasii care trebuie urmati in cazul unei asocieri de beneficiari pentru accesarea fondurilor UE.

Aflat momentan in teste, noul Sistem MySMIS 2014-2020, va fi disponibil la adresa https://2014.mysmis.ro, activ permanent, iar noile apeluri vor fi disponibile direct in aplicatie, potrivit MFE. Aplicatia este unica si va arata la fel pentru toate Programele Operationale. Legatura va fi facuta cu tipul de program, iar fiecare Ghid al Solicitantului si indicatiile de completare vor fi personalizate. Continutul si tipul informatiilor solicitate vor fi diferite, au explicat reprezentantii MFE.

Informatii de back-ground privind functionalitatea aplicatiei MySMIS 2014-2020

  1. Informatiile din Front-office au la baza datele definite la Apel in Back-office (atribute apel, extrase ghid solicitant, structura si detalierea solicitarii de finantare cu informatiile necesare completarii solicitarii de finantare);

A. CREARE CONT PERSOANA FIZICA / Autentificare

2. La accesarea MySMIS2014 Front-office primul pas este crearea unui cont de utilizator. Informatiile trebuie sa fie reale si conforme cu cele din actul de identitate (pentru cetatenii/rezidentii romani) deoarece se face verificarea datelor introduse cu baza de date MAI.

3. Trebuie completate TOATE campurile obligatorii.Dupa completarea tuturor celor 4 pasi de inregistrare se trimite un email de activare a contului pe emailul completat la inregistrare. Link-ul este activ timp de 30 de minute.

4. Login-ul in contul de utilizator se poate face in doua moduri: email sau nume utilizator generat de system si primit de utilizator odata cu link-ul de activare.

5. Recuperarea parolei pentru cont pe baza adresei de email si a verificarii nr, serie act identitate.

6. Dupa intrarea in cont sunt mai multe optiuni:

I. Solicitarea de inrolare la un proiect
II. Crearea de entitati juridice
III. Alegerea unei entitati juridice deja create la care utilizatorul a fost deja inrolat
IV. Modificarea parolei de cont
V. Modificarea datelor de profil
VI. Identificarea electronica a utilizatorului

B. CREARE CONT ENTITATE JURIDICA / Autentificare

8. Pentru crearea unei entitati juridice este nevoie de realizarea identificarii electronice.

9. Identificare electronica presupune 3 pasi:

I. Descarcarea formularului de inregistrare a certificatului utilizat la semnarea digitala.
II. Semnarea digitala a documentul descarcat
III. Incarcarea in sistem a documentului semnat electronic

10. Dupa realizarea identificarii electronice se poate crea entitatea juridica cu completarea datelor solicitate si descarcarea si semnarea electronica a declaratiilor aferente pentru reprezentant legal/imputernicit pentru acea entitate.

11. Dupa crearea entitatii juridice la aceasta se pot inrola utilizatori si se pot crea asocieri de entitati juridice la nivelul proiectele din portofoliul acelei entitati.

12. In urma crearii entitatii juridice, inrolarii de utilizatori se pot crea proiecte in sistem, la care se pot  asocia entitati juridice, de asemenea pe baza unui cod de asociere solicitat entitatii care a creat proiectul. Fluxul este acelasi ca la inrolare solicitare/acceptare.

C. INROLAREA = Asocierea unei persoane fizice la o persoana juridica

13. Pentru inrolarea la o persoana juridica pentru a crea si edita proiecte pentru aceea persoana juridica este necesara cunoasterea unui cod de inrolare obtinut de la persoana juridica unde se doreste inrolarea. Dupa solicitarea de inrolare trebuie primit acceptul din partea entitatii. Dupa primirea acceptului se pot crea si edita proiecte pentru aceea persoana juridica.

D. Inceperea completarii unei SOLICITARI de FINANTARE

14. Crearea de proiecte in sistem presupune definirea unui titlu si alegerea apelului pe care va fi depus proiectul (din lista tuturor apelurilor deschise in acel moment).

15. Utilizatorul inrolat unei entitati juridice (persoana fizica asociat unei entitati persoana juridica) va putea vedea si va putea alege din toate proiectele create pe acea entitate juridica.

16. Dupa crearea/ alegerea unui proiect se pot introduce date pe structura definita de AM/OI la apelul ales pentru acel proiect.

17. Introducerea de date se poate face pe pasi, unul dupa celalalt, sau utilizand aleator functiile din stanga ecranului.

18. Sistemul permite atasarea de documente, cu conditia ca, pentru acel pas, sa fi fost permisa atasarea de documente la definirea apelului in Back-office.

19. Dupa introducerea informatiilor in pasul respectiv este necesara salvarea acestora!

20. Dupa parcurgerea si completarea cu informatii a tuturor pasilor se va putea genera din sistem solicitarea de finantare in structura solicitata si cu datele introduse.

21. Aceast document va fi semnat electronic de persona identificata electronic ca fiind reprezentant legal/imputernicit pentru acea entitate juridica.

22. Trimiterea solicitarii de finantare (depunerea proiectului) se poate efectua NUMAI de persoana care este reprezentant  legal/imputernicit pentru entitatea respectiva.